admin

Samenwerkingsovereenkomst Belangenvereniging Bewoners ZVH (BBZ)

Grondslag

Artikel 1

Deze overeenkomst is een uitwerking van hetgeen is vermeld met betrekking tot de inspraak en medezeggenschap van huurders en bewoners van woningen van de woningbouwvereniging conform het Besluit Beheer Sociale Huursector en de Wet op het Overleg Huurders Verhuurder.

Begripsbepaling

Artikel 2

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • ZVH: Woningbouwvereniging Zaandams Volkshuisvesting
  • Huurder: Degene, die een huurovereenkomst heeft gesloten met verhuurder.
    Onder huurder wordt verstaan:
    a. de medehuurder in de zin van de artikelen 1623g en 1623h van het Burgerlijk Wetboek;
    b. de persoon, bedoeld in artikel 1623i, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek;
    c. degene, die de woongelegenheid met toestemming van de verhuurder huurt van een huurder die haar huurt van die toegelaten instelling.
  • Bewoner: Onder bewoner wordt, naast de huurder, verstaan degene, die met instemming van de verhuurder zijn hoofdverblijf in de gehuurde woongelegenheid heeft.
  • Bewonersparticipatie: Het procesmatig inhoud geven aan de doelstelling als in deze overeenkomst is omschreven, met name ten aanzien van het informeren, overleggen en adviseren door de bewoners van gehuurde woonruimten met betrekking tot beheers- en beleidszaken.
  • Bewonerscommissie: Een groep bewoners die voldoet aan de eisen van representativiteit en deel uit maken van de belangenvereniging of erkent zijn door de verhuurder en de belangenvereniging en die wordt geacht de belangen te behartigen van een of meerdere complexen, buurten of straten.
  • BVB: Belangenvereniging Bewoners welke de belangen behartigt van de huurders van ZVH op verhuurders niveau. Elke huurder/bewoner kan lid worden Per woning kan echter slechts één persoon die bovendien meerderjarig moet zijn, lid worden.
  • Bewonersraad: het bestuur van BVB.
  • Algemene vergadering: Alle leden van de vereniging.
  • Complex: Een bepaald aantal woningen, die een eenheid vormen volgens bijlage 1.
  • Cluster: Een complex of een verzameling complexen die een eenheid vormen volgens zie bijlage 1.
  • Representativiteit: De belangenvereniging en bewonerscommissie (s) is representatief als:
  1. de vertegenwoordigers van de huurders worden gekozen uit of aangewezen door degenen die zij vertegenwoordigen;
  2. zij degenen die zij vertegenwoordigen op de hoogte houden van hun activiteiten en hen betrekt bij hun standpuntbepaling;
  3. zij, ieder voor zich, tenminste éénmaal per jaar vergaderingen uitschrijven voor degenen die zij vertegenwoordigen, in die vergaderingen verantwoording afleggen over hun activiteiten in het afgelopen jaar en hun plannen voor het komende jaar bespreken en vaststellen;
  4. zij alle betreffende huurders in de gelegenheid stellen om zich aan te sluiten.

Huurdersorganisatie: De door ZVH erkende organisatie die zich ten doel stelt de belangen van alle huurders te behartigen en voldoet aan de in dit artikel gestelde eisen van representativiteit, in deze samenwerkingsovereenkomst: de Belangen Vereniging Bewoners ZVH (BVB).

Doel Samenwerkingsovereenkomst

Artikel 3

Het doel van dit reglement is:

de BVB goede mogelijkheden bieden om de belangen te behartigen van degenen die zij vertegenwoordigt;

de taken en bevoegdheden van de BVB/bewonerscommissies en van ZVH nader te bepalen en vast te leggen;

de overleg relatie tussen de BVB/bewonerscommissies en ZVH te reguleren en te structureren.

Niveau’s van bewonersparticipatie

Artikel 4

Bewonersparticipatie, voorzover deze het belang van de huurder als woonconsument aangaat, kent de volgende inspraakniveau’s:

  • informeren/meeweten
  • overleggen
  • gekwalificeerd advies

Informeren/meeweten

ZVH informeert de BVB eigener beweging of op verzoek zo spoedig mogelijk schriftelijk over zijn beleid, dat rechtstreeks te maken heeft met de betrokken woongelegenheden of wooncomplexen en de woonomgeving daarvan, dat van invloed is op de directe woon- en leefsituatie van de betrokken huurders en dat voor hen van wezenlijk belang kan zijn.

Overleg

Overleggen is het van gedachten wisselen, zonder het oogmerk van het nemen van besluiten.

De Bewonersraad en/of de Bewonerscommissie heeft daarbij het recht haar visie te geven. ZVH heeft hierbij de plicht haar zienswijze toe te lichten en te reageren op de visie.

Gekwalificeerd advies

Hierbij wordt in principe gestreefd naar een gemeenschappelijk besluit. De BVB heeft de plicht een standpunt te formuleren, of hier schriftelijk van af te zien. ZVH heeft de plicht het standpunt van de BVB op te volgen, tenzij dit niet past binnen eerder geformuleerd beleid of eerder ingenomen standpunten. In dat geval zal ZVH schriftelijk toelichten waarom wordt afgeweken.

Als bewonersparticipatie wordt ook aangemerkt het adviseren. Hieronder wordt verstaan:

De Bewonersraad en/of de Bewonerscommissies kan ook ongevraagd haar mening geven over een onderwerp en moet de mogelijkheid krijgen haar advies mondeling toe te lichten. Bij verschil van mening zal ZVH haar standpunt schriftelijk dan wel mondeling meedelen en toelichten.

Belangenvereniging (BVB)

Artikel 5 (Taak)

  1. De BVB bevordert en stimuleert de opbouw en totstandkoming van bewonerscommissies in het werkgebied van de verhuurder.
  2. Het bestuur van de BVB wordt de Bewonersraad genoemd en is de gesprekspartner van ZVH.
  3. De BVB zorgt ervoor dat zij voldoet aan de eisen van representativiteit zoals in dit reglement staat aangegeven.
  4. De BVB stelt jaarlijks vóór 01 november een begroting op voor de vaste kosten voor het komend boekjaar. ZVH neemt kennis van deze begroting en stelt op basis daarvan haar bijdrage en de wijze van uitbetaling vast. De begroting zal in ieder geval bevatten:
  5. De (mede)financiering van de organisatie en de activiteiten van de BVB;
  6. De kosten van de opleidingsprogramma’s voor leden van de BVB;
  7. De kosten van contributies aan lokale, regionale en/of landelijke bewonersorganisaties.

Jaarlijks legt de BVB aan ZVH verantwoording af over de besteding van het door ZVH beschikbaar gestelde bedrag door middel van zowel een financieel als een beredeneerd verslag. Deze verslagen dienen uiterlijk de vijfde maand na het einde van het voorafgaande boekjaar door de BVB aan de ZVH te worden toegezonden.

Incidentele ondersteuning, advisering of bijzondere activiteiten van de BVB door externe deskundigen kunnen door ZVH worden vergoed op basis van een door de BVB in te dienen verzoek. ZVH besluit over de toekenning. Het besluit wordt door ZVH met redenen omkleed ter kennis gebracht aan de Bewonersraad.

  1. De taken van de BVB in het kader van deze overeenkomst zijn een uitwerking van Wet op het Overleg huurders verhuurders en het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH).

Bewonerscommissie (s)

Artikel 6 (Taak)

  1. De bewonerscommissie (s) behartigt de belangen van huurders van één of meerdere bij elkaar gelegen wooncomplexen respectievelijk een specifiek complex van ZVH. Per complex of cluster van complexen wordt maximaal één bewonerscommissie erkent.
  2. De omvang van een complex of cluster van complexen wordt in overleg tussen de betreffende bewonerscommissie(s), ZVH en de BVB vastgesteld, voor wat betreft de organisatie van huurders. (zie bijlage 1)
  3. Indien er voor een complex geen bewonerscommissie aanwezig is kan de BVB in overleg met betreffende bewoners en ZVH, in alle gemeenschappelijke rechten en verplichtingen treden van deze bewoners.
  4. Erkenning van bewonerscommissie (s) vindt plaats indien is voldaan aan de in artikel 2 gestelde eisen van representativiteit.
  5. Over een schriftelijk verzoek om erkenning wordt door de BVB en na het gevraagde advies van ZVH binnen 30 dagen beslist.
  6. Taken van de bewonerscommissie (s) zijn tenminste:
  7. het vertegenwoordigen van de betreffende huurder in het overleg met ZVH en de BVB;
  8. het informeren van de betreffende huurders hierover;
  9. het adviseren en overleggen met de BVB inzake onderwerpen die van wezenlijk belang zijn voor de huurder;
  10. het overleg met ZVH (zonodig in samenwerking met de BVB) voeren over onderwerpen die rechtstreeks te maken hebben met het bestaande complex en de bestaande woonomgeving van het complex, die van invloed zijn op de directe woon- en leefsituatie van huurders binnen het complex met inachtneming van het gestelde in de bijlage 3.

 

Afwijzing / Intrekking erkenning

Artikel 7

  1. Afwijzing of intrekking van de erkenning van de in artikel 6 genoemde bewonerscommissie vindt plaats indien de betreffende bewonerscommissie (s) naar het oordeel van de BVB en op advies van ZVH niet meer voldoet aan het onder artikel 2 van dit reglement gestelde eisen van representativiteit en of niet heeft voldaan aan de in dit reglement opgenomen verplichtingen.
  2. Het voornemen tot afwijzing of intrekking van erkenning geschiedt schriftelijk en gemotiveerd tenminste twee maanden voor de ingangsdatum van intrekking. Over dit voornemen wordt door de BVB advies gevraagd aan ZVH.

 

Procedure overleg bewonersparticipatie

Artikel 8 (Informatie/medeweten)

  1. ZVH informeert de BVB, eigener beweging of op haar verzoek, zo spoedig mogelijk en schriftelijk over het beleid van ZVH inzake onderwerpen als bedoeld in artikel 3 van de wet op het overleg huurders verhuurder, tenzij het belang van ZVH zich daartegen verzet. Een beroep van ZVH op het bedrijfsbelang wordt schriftelijk, zo mogelijk gemotiveerd, aan de BVB meegedeeld.
  2. Tot het recht op informatie over het bestaande beleid behoren in ieder geval de volgende onderwerpen:
  3. het onderhoud en verbetering van woongelegenheden en de direct daaraan grenzende woonomgeving voor het eerstvolgende jaar,
  4. het huurbeleid voor het eerstvolgende jaar,
  5. servicepakket en bijkomende kosten,
  6. verhuur van woongelegenheden,
  7. mutatieprocedure,
  8. de sloop en vervangende nieuwbouw van woningen,
  9. het huisvestingsbeleid inzake bijzondere doelgroepen.

Het informatierecht betreft voorzover ze elkaar niet overlappen tevens de onderwerpen als vermeld in bijlage 3. ZVH heeft het recht om de BVB met betrekking tot de informatie geheimhouding op te leggen.

  1. Indien de BVB te kennen geeft over de verstrekte informatie als bedoeld in lid 2 van dit artikel met ZVH overleg te willen voeren, dan stelt ZVH de BVB daartoe in staat.

 

  1. ZVH informeert de BVB schriftelijk over voorgenomen wijzigingen in het door haar gevoerde beleid als bedoeld in lid 2 van dit artikel, tenzij het belang van ZVH zich daartegen verzet. Een beroep van ZVH op het bedrijfsbelang wordt schriftelijk, zo mogelijk gemotiveerd, aan de BVB meegedeeld. ZVH heeft het recht om de BVB met betrekking tot deze informatie geheimhouding op te leggen.
  2. ZVH geeft aan wat haar beweegredenen zijn om het beleid op het onderhavige punt te wijzigen en wat dit voor de huurders betekent.

 

Artikel 9 (Adviseren)

  1. De BVB heeft het recht ZVH gevraagd en ongevraagd schriftelijk te adviseren over onderwerpen als bedoeld in artikel 8 lid 2.
  2. ZVH reageert schriftelijk binnen 20 werkdagen na ontvangst op een schriftelijk uitgebracht advies. In onderling overleg is het mogelijk om, op basis van een schriftelijk verzoek, deze termijn te verlengen.

 

Artikel 10 (Gekwalificeerd advies)

  1. ZVH voert een voorgenomen wijziging als bedoeld in artikel 8 lid 4 juncto lid 2 gedurende een door haar aan te geven periode van tenminste 20 werkdagen niet uit:
  2. indien het een wijziging betreft ten aanzien van het beleid inzake:

– de onderwerpen die in bijlage 3 onder gekwalificeerd advies staan genoemd,

– de onderwerpen als bedoeld in artikel 8 lid 2 en

  1. voordat ZVH binnen de door haar aangegeven termijn de BVB in staat heeft gesteld met haar overleg te voeren over de verstrekte informatie en
  2. de BVB de wens te kennen heeft gegeven daar een schriftelijk advies over uit te willen brengen.
  3. ZVH kan een voorgenomen wijziging als bedoeld in lid 1 van dit artikel uitvoeren indien uit een schriftelijke mededeling van de BVB blijkt dat deze daartegen geen bezwaar heeft.
  4. ZVH deelt de BVB binnen tien werkdagen nadat deze een schriftelijk advies als bedoeld in lid 1 van dit artikel heeft uitgebracht, schriftelijk en gemotiveerd mee, of dit advies geheel dan wel gedeeltelijk niet past binnen eerder geformuleerd beleid of eerder ingenomen standpunten en al dan niet wordt opgevolgd.
  5. Twee werkdagen nadat de BVB de in lid 3 van dit artikel bedoelde mededeling heeft ontvangen kan ZVH zijn besluit uitvoeren.

 

Overleg

Artikel 11 (overleg met BVB)

  1. ZVH voert tenminste twee maal per jaar overleg met de BVB en verder zo vaak als dat door één der partijen noodzakelijk wordt geacht.
  2. Overleg kan plaatsvinden over alle in de bijlage genoemde onderwerpen.
  3. In onderling overleg en op verzoek van zowel ZVH als de BVB kan er vaker en ook over de niet op de bijlage genoemde onderwerpen, overleg plaatsvinden.
  4. De BVB wordt in het overleg vertegenwoordigd door zijn bestuur dat zich, indien wenselijk, kan laten bijstaan door leden en/of andere adviseurs.
  5. Het verslag van het overleg zal in onderling overleg worden verzorgd en binnen 15 werkdagen aan alle deelnemers worden toegezonden. Bij het verslag zal een afsprakenlijst met termijnen van afhandeling worden gevoegd. Het verslag zal in het eerstvolgende overleg ter vaststelling worden voorgelegd.

 

Artikel 12 (overleg met bewonerscommissie)

  1. In onderling overleg en op verzoek van zowel ZVH, de BVB als de bewonerscommissie kan er overleg plaatsvinden over niet in bijlage 3 genoemde onderwerpen.
  2. De agenda van het overleg wordt door één van de leden van de betreffende bewonerscommissie (s) en het bestuur van de BVB en ZVH gezamenlijk bepaald. DE agenda zal minimaal 10 werkdagen (indien mogelijk) voorafgaand aan het overleg aan de deelnemers worden toegezonden.
  3. De BVB zorgt voor een voorzitter tenzij anders wordt overeengekomen.
  4. Het verslag van het overleg zal door de BVB worden verzorgd en binnen 15 werkdagen aan alle deelnemers aan de vergadering worden toegezonden. Bij het verslag zal een afsprakenlijst met termijnen voor afhandeling worden gevoegd. Het verslag zal in het eerst volgende overleg ter vaststelling worden voorgelegd.

 

(Her)benoeming leden van de Raad van Toezicht

Artikel 13

Met een verwijzing naar de artikelen in de statuten omtrent deze procedure geldt dat voor leden van de Raad van Toezicht die op bindende voordracht van de BVB zijn benoemd, het uitgangspunt geldt dat een benoeming een unieke benoeming is. Dit houdt in dat de benoeming nagenoeg op dezelfde wijze tot stand komt als een eerste benoeming. De kandidaat wordt beoordeeld o.a. op kennis en ervaring om zodoende geacht te worden de huurders(organisaties) te kunnen vertegenwoordigen. Over de wijze van functioneren van deze leden in de Raad komt aan de huurders(organisaties) geen oordeel toe, dit oordeel berust enkel, conform artikel 16 van de statuten, bij de ledenraad. De maximaal aaneengesloten zittingsduur blijft 9 jaar. Bij de werving wordt uitgegaan van de profielschets die aangeleverd wordt door de Raad van Toezicht. De bewonersraad stelt de voorzitter van de Raad van Toezicht in de gelegenheid om als toehoorder aanwezig te zijn bij de sollicitatiegesprekken. Eveneens stelt de Raad van Toezicht het op prijs wanneer de voorzitter van de Bewonersraad aanwezig wil zijn bij de sollicitatiegesprekken van overige leden van de Raad van Toezicht.

 

Verhouding Belangenvereniging Bewoners (BVB) en de Woningbouwvereniging Zaandams Volkshuisvesting (ZVH)

Artikel 14

De BVB en ZVH zijn gehouden zich jegens elkaar te gedragen conform de algemeen aanvaarde regels van goed fatsoen, eerlijkheid, redelijkheid en goede smaak, en verklaren alles na te laten wat in strijd hiermede kan zijn en mogelijk een van de partijen kan schaden of aantasten in eer en goede naam.

 

De relatie tussen de Bewonersraad van ZVH en de Raad van Toezicht van ZVH

Artikel 15

  1. Uitgangspunt moet zijn dat voor de Raad van Toezicht en voor de Bewonersraad de bestuurder respectievelijk de directeur bedrijf de aanspreekpunten zijn.
  2. Tegelijkertijd wordt onderkend dat het goed is om elkaar wederzijds te informeren. Hiervoor worden twee overlegsoorten aangehouden:
  3. A)twee keer per jaar komen twee Raad van Toezicht leden, bij voorkeur de leden die op voordracht van de Bewonersraad zijn benoemd, als toehoorder bij de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Bewonersraad. De leden wonen dit overleg bij om zich te laten informeren en om contact met de Bewonersraad te houden. De leden wonen dit overleg niet bij om zich te verantwoorden over hun toezichthoudende taken.
  4. B)één keer per jaar, aan het begin van het jaar, komen de voorzitter van de Raad van Toezicht en de twee Raad van Toezicht leden die op voordracht van de Bewonersraad zijn benoemd, bij het overleg met het Dagelijks Bestuur van de Bewonersraad met ZVH. Tijdens dit overleg wordt teruggekeken op de adviesaanvragen van ZVH en de adviezen van de Bewonersraad van het vorige jaar.
  5. de behandeling van de diverse onderwerpen kan soms leiden tot spanningen. Als het spanningen zijn die het gewone overleg overstijgen dan kan de voorzitter van de bewonersraad bij de bestuurder van ZVH terecht en indien nodig ook bij de voorzitter van de Raad van Toezicht of bij de leden van de Raad van Toezicht die op voordracht van de bewonersraad zijn benoemd.

 

Geschillenregeling inzake deze samenwerkingsovereenkomst

Artikel 16

  1. Indien uit deze overeenkomst, of naar aanleiding van andere zaken, een geschil mocht ontstaan tussen de BVB en ZVH, verplichten partijen zich om daarvoor eerst een minnelijke oplossing te zoeken.
  2. In het geval waarin geschillen ontstaan tussen de BVB en ZVH over de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst, zowel inhoudelijk als procedureel, kan de BVB en/of ZVH besluiten het geschil voor te leggen aan een ad hoc te benoemen geschillen commissie.
  3. Deze ad hoc geschillencommissie bestaat uit drie partijen: de belangenvereniging en ZVH wijzen elk één lid aan; het derde lid, een onafhankelijk voorzitter, wordt door hen gezamenlijk aangewezen.
  4. De beslissing van de geschillencommissie is voor alle partijen bindend.

 

Slotbepaling

Artikel 17

Deze samenwerkingsovereenkomst geldt voor onbepaalde tijd en kan worden gewijzigd na voorgaande informatie van en advies aan de Bewonersraad en met instemming van de algemene vergadering van de BVB en na instemming door de ledenraad van ZVH.