Najaarsvergadering BBZ
Aanwezig: de dames A. Beems-van Roon, T. Buth-Kat, C. Geldorp. E.M. Groot-van Dekken, J. Mozes en B. Vijn en de heren N. Hin, J. Homma, J. Lodewijk, B. Regter, J. Schoen en R. Wassink
Adviseur: de heer R. Kiburg
Verder: zie presentielijst
Datum: 24 november 2016
Locatie: Mennistenerf, H. Gerhardstraat 77, Zaandam
Verslag: mevrouw A.J. de Jong – Secretariaatservice vof De Tekst
- Opening
De heer Lodewijk opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom.
Er is afbericht ontvangen van mevrouw Esengül Toprak (nieuw te benoemen penningmeester), F. van Dooren (ZVH) en C. Vrouwe (Raad van Toezicht ZVH).
De heer Joop Glas wordt bedankt voor 25 jaar voorzitterschap van de BC Kleurenbuurt, hij ontvangt bloemen.
De agenda wordt vastgesteld
2.Stand van zaken
De heer Lodewijk geeft een toelichting op de vertrouwensbreuk die in het voorjaar van 2016 is ontstaan tussen ZVH en BBZ. Dit had te maken met de handelwijze van de voorzitter van het HoZ (Huurders overleg Zaanstad), waarop de heer Regter (als voorzitter van BBZ) door de directeur van ZVH werd aangekeken. De heer Regter heeft op dat moment zijn functie neergelegd.
Op initiatief van de Raad van Toezicht is vervolgens een mediation traject gestart, met de heren C. Vrouwe en P. Oudega als mediators. Deze inzet heeft geleid tot succes, het vertrouwen is hersteld en er zijn afspraken gemaakt over de wijze van overleg tussen ZVH en de BBZ. De BBZ dankt de diverse bewonerscommissies voor de betoonde steun.
Tijdens het mediation traject kwam aan het licht dat vier mensen langer zitting hebben in de BBZ, dan volgens de statuten is toegestaan. De aanwezigen worden gevraagd ermee in te stemmen dat deze personen aanblijven tot de voorjaarsvergadering van 2017, het moment waarop ‘BBZ 2.0’ zal worden gepresenteerd. De algemene ledenvergadering (ALV) gaat hiermee bij acclamatie akkoord.
3. Verslag jaarvergadering 28 april 2016
Er zijn geen opmerkingen. Het verslag wordt goedgekeurd en vastgesteld en ondertekend.
4. Voorlopige begroting 2017
Het gaat om een voorlopige begroting, omdat de toekomst op weg naar ‘BBZ 2.0’ nog onzekerheden bevat. Met ZVH is afgesproken dat de voor dit jaar gehanteerde begroting ook mag gelden voor 2017. Zodra de kosten voor de nieuwe opzet bekend zijn, wordt bekeken of de begroting aanpassing behoeft.
Vragen/reacties:
– Post 4.02 betreft het lidmaatschap van het HoZ en de Woonbond. HoZ is het Huurders overleg Zaanstad en is een overleg tussen de voorzitters van Rochdale, Parteon en ZVH over met name de prestatieafspraken met de gemeente Zaanstad.
– Het professionaliseringstraject heeft ertoe geleid dat bij de overdracht van het penningmeesterschap is gekozen voor een boekhoudprogramma, dat per 1 juli jl. is ingericht en in gebruik genomen en waarmee mevrouw Toprak behalve het beheren van de financiën ook verhelderende rapportages kan maken.
De ALV gaat akkoord met de voorgestelde begroting.
5. Aftredende en nieuwe leden BBZ
De heren Ben Regter en Jaap Schoen nemen na vele jaren trouwe dienst afscheid als bestuursleden van de BBZ. Zij worden bedankt voor de vele jaren waarin zij zich vol overgave hebben ingezet ten gunste van de huurders van ZVH. Zij ontvangen bloemen voor hun partners en een persoonlijke attentie.
De heer Regter wordt met zijn instemming en bij acclamatie benoemd als erelid van de BBZ.
De heer Regter dankt op zijn beurt diegenen die hem in staat hebben gesteld zijn werk te kunnen en mogen verrichten. Samen met zijn medebestuurders en met professionele ondersteuning van de heer Kiburg zijn er vele mooie resultaten behaald. Een afscheidsbijeenkomst volgt zodra het bestuur in de nieuwe setting compleet is.
De volgende personen worden door de ALV bij acclamatie benoemd als lid van de BBZ:
- De heer Piet Pennekamp (bc Gortershof)
- Mevrouw Esengül Toprak (bc E-flat)
- De heer Bram Laterveer (bc Kleurenbuurt
6. Pauze
7. Thema – BBZ 2.0
De heer Kiburg geeft een presentatie van het vernieuwingstraject van de BBZ naar BBZ 2.0.
De aanleiding was de Nieuwe Woningwet, met als speerpunten professionalisering van de huurdersbelangenvereniging en het beter betrekken van de achterban. Ook de uitkomsten van het mediation traject en de zittingstermijnen van bestuursleden speelden een rol.
De professionalisering wordt vormgegeven door scheiding van bestuur en advies; het bestuur (dat niet meer uit afgevaardigden van bc’s hoeft te bestaan) bestuurt en de adviezen worden voorbereid door een Adviesraad, bijgestaan door werkgroepen.
De professionalisering zal verder bestaan uit scholing van bestuursleden en administratieve en inhoudelijke ondersteuning. Om de achterban beter te betrekken moet de interesse van de huurders worden gewekt, dit kan via scholingsaanbod, themabijeenkomsten, excursies,
e-mail nieuwsbrief, internetpolls. Het is ook goed om te communiceren dat huurders gebruik kunnen maken van onkostenvergoedingen en/of (administratieve) ondersteuning als zij zich inzetten ten gunste van de achterban.
De heer Kiburg laat de uitkomsten zien van een proefpoll onder 400 adressen. Een krappe meerderheid heeft het bericht geopend, waarvan de helft (100 personen) heeft gereageerd.
De heer Kiburg doet een oproep aan de mensen in de zaal om plaats te nemen in het panel dat straks ingaat op vragen vanuit de zaal. De heer Regter en mevrouw Pieper nemen de uitdaging aan.
Vragen/reacties:
Mevrouw De Jong (Hellingbaanflats Kogerveld) is bang dat met de diverse organen gemakkelijk beslissingen van bovenaf genomen worden en er te weinig contact is met de mensen waar het om gaat. De heer Regter denkt juist dat met de nieuwe structuur het contact met de huurders beter wordt als vertegenwoordigers vanuit de bc’s en andere huurders zitting hebben in de Adviesraad of een werkgroep, dit vergroot de betrokkenheid.
Mevrouw De Jong is nu lid van de bc en ziet het als haar taak om de bewoners te informeren en met ze in gesprek te raken. Mevrouw Pieper constateert dat de doorsnee huurder weinig afweet van de gang van zaken, terwijl er wel informatie wordt verstrekt. Informeren is dus een continue taak. De heer Laterveer meldt dat de bc Kleurenbuurt een ruimte in het complex ter beschikking heeft gekregen, vanwaar de bewoners kunnen worden geïnformeerd over de renovatie van het complex.
Mevrouw De Boer (Groenland) meldt dat de renovatie van 5 à 6 jaar geleden niet naar tevredenheid is uitgevoerd en de bc heeft meerdere malen de hulp van de heer Lodewijk ingeroepen. Bc Groenland voelt zich door ZVH in de steek gelaten en vraagt zich af wat de ervaringen van andere bc’s zijn. De heer Laterveer ervaart juist positieve ondersteuning vanuit ZVH bij de werkzaamheden aan de Indigoflat. Dit loopt wellicht nu soepeler dan een aantal jaren geleden omdat ZVH weer meer financiële ruimte heeft. De heer Kiburg licht toe dat groot onderhoud en renovatie in de meerjaren onderhoudsbegroting worden opgenomen en dat deze onderwerp van gesprek is tussen ZVH en de BBZ. De volgende keer wordt bc Groenland uitgenodigd om mee te denken.
BBZ 2.0 zet zich in om de relatie tussen ZVH en bc’s te verbeteren. Als een bc zich niet gehoord voelt kan deze bij de BBZ aankloppen. Als bewoners en BBZ het eens zijn, worden de handen ineen geslagen richting ZVH.
De heer Klaassen vindt dat er te weinig ‘medelanders’ zijn betrokken bij de belangenbehartiging van huurders. De heer Kiburg antwoordt dat de BBZ zojuist een medelander als penningmeester heeft benoemd. De BBZ benut elke aanleiding om ook deze groep zoveel mogelijk te betrekken.
De heer Laterveer is van mening dat de communicatie vanuit de BBZ naar de huurders kan worden verbeterd, de BBZ kan zich beter profileren. Op de website staat behalve verslagen en adviezen geen inhoudelijke informatie. De heer Regter antwoordt dat de BBZ een nieuwsbrief in de planning heeft en dat er vier keer huis-aan-huis brieven zijn verspreid. Men is het erover eens dat persoonlijke benadering het beste werkt. Voorbeelden zijn een prikbord of informatieruimte per complex en 1:1 contacten. En wie de BBZ belt krijgt de heer Lodewijk aan te telefoon en kan desgewenst een afspraak maken.
De heer Kiburg licht toe dat de algemene ledenvergadering (ALV) van de BBZ het hoogste orgaan is. De ALV benoemt de bestuursleden, maar de verdeling van bestuursfuncties wordt door het bestuur onderling geregeld en achteraf verantwoord naar de ALV (dit in verband met de slagvaardigheid, de ALV vergadert immers maximaal 2 keer per jaar). Deze procedure zou ook voor de Adviesraad moeten gelden, waarbij de heer Kiburg adviseert de voorzitter van BBZ en Adviesraad dezelfde persoon te laten zijn.
Onder de Adviesraad bevinden zich werkgroepen die zich met af te ronden onderwerpen bezighouden. Als de BBZ een adviesaanvraag ontvangt wordt onderling bepaald wie als trekker kan fungeren, de werkgroep wordt vervolgens aangevuld met geïnteresseerden, bijvoorbeeld huurders vanuit bc’s met een bepaalde expertise. Na afronding van de opdracht stopt de werkgroep en waar nodig kunnen nieuwe worden ingericht.
Kernwoorden: simpel, duidelijk en in het belang van de huurders van ZVH.
8. Rondvraag
Mevrouw Buth (Bomenbuurt) wil een lans breken voor de BBZ, die er altijd heel veel aan heeft gedaan om iets voor de huurders te betekenen. Zij dankt de heren Regter, Lodewijk, Schoen en de andere bestuurders
9. Sluiting
De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering